Video Conference คืออะไร ประโยชน์ การใช้งาน และอุปกรณ์ที่ควรมี

Video Conference คืออะไร คุณมักจะได้ยินคำนี้บ่อยและบางครั้งก็จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากมันเพื่อให้การสื่อสาร หรือการประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น แม้ไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ หากจะพูดถึงการสื่อสารในยุคปัจจุบันสำหรับธุรกิจหรือองค์กร หลายๆ องค์กรได้มีการนำเอาการติดต่อสื่อสารชนิดนี้เข้ามาใช้ประโยชน์ นั่นคือ การประชุมทางไกล (video conferencing) เครื่องมือที่ช่วยให้การสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องง่ายขึ้น อยู่ที่ไหนก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ ตอบโจทย์โลกไร้พรมแดน ช่วยอำนวยความสะดวกสบายมากขึ้น

Video Conferencing คืออะไร

Video Conference คืออะไร มาถึงคำถามที่ทุกคนสงสัย ซึ่ง Video Conference คือ การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ แม้ผู้เข้าร่วมประชุมจะอยู่ห่างไกลกัน แต่ก็สามารถเข้าร่วมประชุมได้เหมือนอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน โดยทั้งภาพและเสียงนั้น จะผ่านระบบการสื่อสารทางคมนาคมรูปแบบต่างๆ เพื่อเป็นตัวเชื่อม หรือจะกล่าวได้ว่าเป็นระบบการติดต่อสื่อสารชนิดหนึ่ง ใช้รับส่งข้อมูลภาพและเสียง ระหว่างจุดต่อจุด หรือจุดต่อหลายๆ จุด ลักษณะคือเป็นการโต้ตอบระหว่างกัน นิยมใช้ประชุมกันในองค์กรหรือธุรกิจ

วิธีการทำงานของ Video Conferencing

คุณคงสงสัยใช่ไหมว่าทำไมต้องใช้ Video Conferencing ทั้งๆ ที่มีค่าใช้จ่ายสูงในการซื้ออุปกรณ์ จะดีกว่าไหมหากเราประชุมทางไกลผ่าน Line หรือ Google Hangout ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ เลย หากมีการประชุมเพียงแค่ 3-5 คน เราไม่ปฏิเสธเลยว่าการประชุมผ่าน Line หรือ Google Hangout ดีกว่า แต่ถ้ามีผู้เข้าร่วมการประชุม 15 คนขึ้นไปล่ะ จะเกิดอะไรขึ้น ห้องประชุมคงวุ่นวายน่าดู โดยเฉพาะเรื่องของเสียง แต่ Video Conference ที่มี Microphone สามารถควบคุมเสียงได้ คุณอยากฟังเสียงใคร หรือ ตัดเสียงใครออกก็ได้ ช่วยลดเสียงรบกวนต่างๆ เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Video Conference ออกแบบขึ้นมาเพื่อให้คนหรือกลุ่มคน ซึ่งไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันสามารถพูดคุย ติดต่อสื่อสารกันได้ทั้งภาพและเสียง ผ่านการแสดงผลบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ โทรศัพท์มือถือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ  โดยภาพและเสียงของคนที่อยู่อีกฝั่งหนึ่ง จะไปปรากฏบนหน้าจอของคนที่อยู่อีกฝั่ง ในขณะเดียวกัน ภาพและเสียงของฝั่งตัวเอง ก็จะไปปรากฏอยู่บนจอภาพของฝั่งตรงข้ามเช่นเดียวกัน สำหรับคุณภาพของเสียงและภาพนั้นจะดีแค่ไหน ขึ้นอยู่กับความเร็วของช่องทางสื่อสารที่ใช้เชื่อมต่อกันของทั้งสองฝั่ง คุณภาพของอุปกรณ์ที่ใช้ในการสื่อสาร อุปกรณ์สำคัญที่ขาดไม่ได้เลย ก็คือ Codec เป็นตัวเข้ารหัสสัญญาณภาพและเสียง โดยได้จากไมโครโฟนและกล้อง ส่งผ่านเส้นทางการสื่อสารไปยังอีกฝั่งหนึ่ง

นอกจากนั้นคุณภาพในการสื่อสาร ก็ยังขึ้นอยู่กับการถอดรหัสสัญญาณที่ได้รับมาจากอีกฝั่ง โดยเป็นสัญญาณภาพและเสียง แสดงผลบนหน้าจอและลำโพง  เส้นทางการสื่อสารในคุณภาพที่สามารถยอมรับได้ ก็คือ เส้นทางการสื่อสารขนาด 384 Kbps อาจใช้ผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ATM หรือ ISDN

การใช้งาน Video Conferencing

Video Conference มีอุปกรณ์เบื้องต้นที่ใช้ในการประชุม ดังนี้

• Codec

โคเด็ก (CODEC) ย่อมาจาก Code (โค้ด) และ Decode (ดีโค้ด) เป็นตัวเข้ารหัสสัญญาณภาพ เสียง และข้อมูลที่ได้จากกล้อง คอมพิวเตอร์และไมโครโฟน สำหรับส่งผ่านการสื่อสารไปยังอีกฝั่ง นอกจากนั้นยังทำหน้าที่ถอดรหัสสัญญาณที่ได้รับจากอีกฝั่งด้วย ทั้งภาพ เสียง และข้อมูลการแสดงผลบนหน้าจอ หลักการทำงานของ CODEC คือ แปลงสัญญาณทั้งเสียงและภาพให้เป็นสัญญาณดิจิทัล จากนั้นทำการบีบสัญญาณให้เล็กลง เพื่อให้ Bandwidth น้อยแต่ยังได้คุณภาพสูง หมายความว่า CODEC คืออุปกรณ์ที่สำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้

• Camera

กล้อง (Camera) ใช้จับภาพของผู้ที่เข้าร่วมการประชุม กล้องที่ใช้ควรมีคุณภาพความคมชัดสูงในระดับ HD มีระบบเซอร์โวสำหรับควบคุมจากระยะไกล เพื่อปรับมุมเงย ก้ม ด้านขวา ซ้าย และซูมได้ ปกติแล้ว Camera จะมาพร้อมชุดอุปกรณ์  CODEC

• Microphone

ไมโครโฟน (Microphone) มีหน้าที่รับเสียงจากผู้ประชุม จากนั้นจะส่งไปยังระบบเสียงปลายทาง

• Monitor

จอเมอนิเตอร์ (Monitor) ทำหน้าที่แสดงภาพผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งระบบ ทั้งต้นทางและปลายทาง

• Remote Control

รีโมทคอนโทรล (Remote Control) ทำหน้าที่ควบคุมการทำงาน เสียง ภาพ และเลือกสัญญาณเข้าต่างๆ จากแหล่งต่างๆ ไปยังระบบปลายทาง หรือเป็นสิ่งที่ใช้ควบคุมระบบนั่นเอง

ประโยชน์ของ Video Conferencing

• ช่วยให้สามารถประชุมได้ทุกที่ ทุกเวลา
• ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาในการเดินทางจากที่ต่างๆ เพื่อมาเข้าร่วมการประชุม
• ช่วยให้สามารถประชุมเรื่องเร่งด่วนได้ สามารถวิเคราะห์ปัญหา แก้ไขปัญหาและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
• ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุ จากการเดินทางมาประชุมได้
• นอกจากการประชุมกันในองค์กรแล้ว ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการเรียนการสอนได้

ข้อเสียของ Video Conferencing

แม้ว่าการประชุมผ่าน Video Conference จะมีประโยชน์หรือมีข้อดีหลายด้าน แต่ก็มีข้อเสียเช่นเดียวกัน อย่างเช่น ค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงในการซื้ออุปกรณ์ต่างๆ บางครั้งการพูดคุยติดต่อสื่อสารกันผ่าน Video Conference ยังอาจทำให้ปฏิสัมพันธ์น้อยลงด้วย และในกรณีที่เกิดปัญหาทางเทคนิค ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ และเครือข่าย ก็เป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารได้

ทีนี้หลายๆ คนคงเข้าใจมากขึ้นแล้วว่า Video Conference คืออะไร ทำงานอย่างไร อุปกรณ์ใดบ้างที่ต้องมีในการประชุมทางไกล ประโยชน์ของ Video Conference รวมถึงข้อเสียด้วย เพื่อให้ทุกคนมองเห็นภาพในวงกว้าง มีความเข้าใจมากขึ้น เพราะการสื่อสารในโลกยุคปัจจุบัน คือ การสื่อสารที่ไร้ขีดจำกัด ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน การประชุมก็ไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป Video Conference ช่วยให้ชีวิตของเราง่ายขึ้น และเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

หากคุณต้องการใช้การประชุมทางวิดีโอสำหรับการประชุมทางธุรกิจ เราขอแนะนำซอฟต์แวร์ Webex จาก Cisco – ดูวิธีลงทะเบียนฟรี

สำหรับซอฟต์แวร์ธุรกิจและบทวิจารณ์ผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม กรุณาเยี่ยมชมหน้าแรกของเรา – Entro.io